2012.01.30.- A lezárt ügyirat központi irattárba adása

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (5) bekezdése szerint:

„A központi irattárba

a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,

b) a 41. § (6) bekezdésében meghatározottak szerinti iktatást végző szerveknek – az iratkezelési szabályzatban meghatározott helyi megőrzési idő után – az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait, továbbá

c) a 43. § (3) bekezdése szerint elkészített elektronikus adathordozókat

kell leadni.”

Kérdés: A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

Válasz: Igen, a két cselekmény időben elkülönülhet egymástól. A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén, az ügyiratokat azok lezárását követően (és ha van, akkor a helyi megőrzési idő elteltét követően) év közben folyamatosan kell a központi irattárba leadni, tehát az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontban és egymástól függetlenül történik. Ezzel szemben, papír alapú ügyiratok esetében csak lezárt évfolyamú ügyiratokat lehet a központi irattárba beadni.