2012.02.20. - Selejtezés és megsemmisítés

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerint:

„Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.”

Kérdés: Mi a különbség a selejtezés és a megsemmisítés között?

Válasz: A selejtezés az irat kijelölése megsemmisítésre. A megsemmisítés a kiselejtezett irat végleges törlése, azaz az iratban lévő információ hozzáférhetetlenné tétele, a helyreállítás lehetőségét kizáró módon.

Kérdés: Az elektronikus irat megsemmisítésekor az irat metaadatait is meg kell semmisíteni?

Válasz: Nem. A selejtezéskor a selejtezési jegyzőkönyvben fel kell sorolni a megsemmisítésre kijelölt iratokat, az iratok metaadatait pedig meg kell jelölni, utalva a selejtezés tényére. A selejtezést követően csak az iratot, azaz annak tartalmát semmisítjük meg, de a metaadatlapját nem törölhetjük.