Archiválás ELO-val

A dokumentumok klasszikus papír alapú tárolása, karbantartása jelentős kapacitásokat igényel, nem is beszélve a gyakran előforduló dokumentumvesztésről, a körülményes, hosszan tartó keresésekről. Az optimális biztonság sem garantálható minden esetben, hiszen tűz illetve vízkárok ellen a papíralapú archívumok nem részesülnek megfelelő védelemben. A napi munkavégzés során keletkező elektronikus dokumentumaink (legyen az e-mail, word, excel, kép, videó vagy hanganyag…) is, a központi, jól átgondolt struktúrában történő tárolás hiányában, szintén sérülhetnek, elveszhetnek és nehezen hozzáférhetőek.

Az elektronikus archiválás koncepciója megoldást jelenthet, az optimális tárolási feltételek megvalósításához. A központi, egységes, digitális dokumentumtárolás lehetővé teszi, hogy a dokumentumainkat mérettől, formátumtól függetlenül nyilvántartsunk, és szükség esetén azonnal visszakereshessünk. A rendszer lehetőséget ad papíralapú dokumentumaink tömeges, központi helyen történő digitalizálásra vagy elektronikus dokumentumaink azonnali tárolására is. A központi adatbázisban tárolt tartalom, formátumától és méretétől függetlenül, egységesen kezelhető az előre definiált szempontoknak megfelelően.

Az elektronikus archiválás a papír és az elektronikus alapú dokumentumaink hosszú távú (akár 50-100 évre szóló) archiválását megfelelően biztosítják. Ezen felül a megőrzött dokumentumokon elhelyezett elektronikus aláírások hitelességét hosszú távon is megőrizhetjük, adattartalmuk pedig illetéktelenek számára hozzáférhetetlen marad.

Az archiválás előnyei

• Dokumentumok hosszú távú hiteles megőrzése
• Bizalmas iratok hatékonyabb kezelése
• Dokumentumok elvesztésének kizárása
• Biztonságos tárolás, felügyelt szervereken
• Kívánt információk azonnali elérése
• Keresési időtartam csökkenése
• Kisebb irattárolási költségek