Minőségirányítás és dokumentumkezelés

Kiemelkedően fontos az iratok jól átlátható és megfelelően szabályozott rendszerben való kezelése, ahol a folyamatok pontos szabályozásában, a minőségirányítás rendszer (ISO) mellett, a jól definiált folyamatokat leképző workflow megoldás (munkafolyamat irányítás) együttes működtetése esetén, az évente lezajló auditoknál fel lehet mutatni a különböző munkafolyamatok dokumentumait.

Napjainkban egyre több vállalatvezetőben, intézményvezetőben merül fel a kérdés, miért is fontos, hogy ISO minőségirányítási rendszert vezessen be cégénél. A válasz egyszerű: egyrészt, mert a beszerzések jelentős része pályázati forrásból történik, s számos kiírásban alapkövetelmény, hogy rendelkezzünk vele, másrészt pedig azért, mert egy ilyen tanúsítás garancia arra, hogy szervezetünk minőségi munkát végez, megbízható partnerre lel, aki minket választ. Azonban mit sem ér, ha a dokumentumkezelés cégünknél nem rendezett.

Számos előítélet él azonban az ISO kapcsán, ilyen például a „túldokumentálás”. Azonban mindez csak a nem megfelelően bevezetett elektronikus dokumentumkezelés esetében van így. Egy megbízható dokumentumkezelő rendszer segítséget nyújt abban, hogy a minőségbiztosítási rendszer illetve az ezzel járó auditok során a teljes munkafolyamat-nyilvántartás rendben legyen, hiszen biztosítja a workflow (munkafolyamat irányítás) átláthatóságát, a határidők nyomon követését illetve, nem utolsó sorban, támogatja a gördülékeny ügyintézést, így fokozva a cég hatékonyságát.

Az ISO 9001 szabvány az alábbi követelményrendszert írja elő a dokumentumkezelés területén:

• a dokumentum érvényes változata legyen azonosítható
• az érvényes változat álljon rendelkezésre minden helyen, ahol szükséges
• az érvényes dokumentum legyen azonosítva (pl: iktatószám)
• a kiadott dokumentumokat ellenőrizzék, hagyják jóvá (ez legyen érvényes a kívülről érkezőkre nézve is)
• jogosultságkezelés (a felhasználók, pontosan rögzített szabályoknak megfelelően férhetnek hozzá, és láthatják a dokumentumokat)