ELOügyvéd - Egységes és rendszerezett elektronikus irattár

Az ELOügyvéd segítségével az ügyvédi iroda egységes és rendszerezett - papírkímélő és környezetbarát - elektronikus irattárat vezethet. Az irattár könnyen átlátható és strukturált:

• Nyomon követhetővé válik, hogy mely munkatárs mikor, milyen ügyön vagy dokumentumon dolgozott. Helyettesítés esetén a munkafolyamatok zökkenőmentesen haladnak tovább.
• A dokumentumokhoz feladatok és elintézési határidők rendelhetők, valamint szöveges- és hangmegjegyzések fűzhetők.
• A dokumentumok előnézeti képben, a típusuknak megfelelő alkalmazásban (pl. Word, Excel, Acrobat) is megtekinthetők, mintha az aktában lapozgatnánk, anélkül, hogy azokat szerkesztésre megnyitnánk.
• A dokumentumok összekapcsolhatók, ezáltal jelentősen lecsökken az iratok keresésére fordított idő. A szoftver minden dokumentum minden változatát eltárolja, a változatok összehasonlíthatók.
• A dokumentumok keresése bármilyen releváns információ (pl. évszám, ügyfél, ügy- és iratiktatószám, JÜB azonosító szám) alapján és a tartalomban is lehetséges, így olyan iratok is fellelhetőek, amelyekről csak töredékes adatok állnak rendelkezésre.

Ügyvédi és adminisztrációs irattár egyben

Az ELOügyvéd-ben egy könnyen áttekinthető és kezelhető irattárat építettünk fel. Ez az ajánlott irattár két fő részre osztható, az ügyvédi irattárra és az irodai adminisztrációra:

• Az ügyvédi irattárban az ügyvédi tevékenység során keletkező ügyek csoportosíthatók, jogterület, évszám és megbízó szerint. Minden ügy az érkezés szerinti sorszámból és évszámból álló iktatószámot kap, az ügyön belül elhelyezett, az irodából kimenő és az irodába érkező iratok ügyön belüli alszámot kapnak. Az ügyhöz tartozó személyek (pl. ügyfél, eljáró ügyvéd) adatait külön adatlapokon vehetjük fel.
• Az irodai adminisztrációban a különböző titkársági nyilvántartásokat (pl. személyzeti ügyek, pénzügyek, iratminták, háttéranyagok) vezethetjük.

Az ajánlott irattár az ügyvédi iroda szokásainak és szakterületének megfelelőn testreszabható.

Iratminták automatikus kitöltése

A szabályzatoknak megfelelő, az ELOügyvéd irattárában megtalálható iratminták alapján a szükséges dokumentumokat könnyen elkészíthetjük. A kiválasztott adatlapon (pl. egy ügyfél adatlapján) található adatokkal a rendszer kitölti a kiválasztott Word típusú iratmintát (pl. az ügyfél azonosításhoz szükséges, az Egységes Szabályzat 1. sz. formanyomtatványát). Az ügyvédi iroda egyéni igényei szerint készíthetők iratminták bármilyen iratra, melyekbe az adatlapokon szereplő adatokat a szoftver automatikusan betölti.

Az elektronikus másolatok metaadatainak elhelyezését segítő funkciók

A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolat készítése során, az előírt metaadatokat tartalmazó, kitöltött adatlap elmenthető dokumentumtípusonként és felhasználónként. A következő, azonos típusú elektronikus másolat készítésekor a rendszer felajánlja a korábbi adatlapon szereplő metaadatok átvételét (a változó adatok pl. a dokumentum neve, másolatkészítés időpontja kivételével).

Jogtár kapcsolat

A Complex Kiadóval történő együttműködés alapján az ELOügyvédből közvetlenül elérhető a Complex Jogtár Plusz előfizetői részére az iratokban hivatkozott jogszabályok Complex Jogtárban található szövege.