ELOügyvéd - Kamarai szabályzatoknak megfelelő nyilvántartás

A szoftver az alábbi ügyvédi kamarai szabályzatokban előírt ügyvédi nyilvántartásokra figyelemmel került kifejlesztésre:

• JÜB szabályzat
• Székhely-szolgáltatásról szóló szabályzat
• A pénzmosás megelőzésével kapcsolatos Egységes Szabályzat és Mintaszabályzat

A jogügyletek biztonságának elősegítésével, valamint az elektronikus aláírás használatával kapcsolatos feladatokról szóló 2/2007. Magyar Ügyvédi Kamarai szabályzatban (JÜB szabályzatban) előírt ügyvédi nyilvántartások elektronikus vezetése az alábbiak szerint valósul meg az ELOügyvéd irattárában:

JÜB rendszer

A jogügyletek biztonságának erősítése érdekében az ügyvédek adatigénylését támogató informatikai keretrendszerben végzett, ügyvédi ellenőrzéssel érintett ügyeket külön JÜB ügyekként JÜB ügyszámmal kezelhetjük. Az ügyek és a JÜB ügyek külön adatlappal rendelkeznek.

A megkeresésre kapott választ – melyet az ügyvéd köteles elektronikus formában megőrizni - külön JÜB iratként iktathatjuk. A JÜB szabályzatban meghatározott, a személyazonosság ellenőrzésére vonatkozó adatokat a JÜB irathoz kapcsolódó adatlap tartalmazza.

Az ELOügyvéd rendszer biztosítja - a szabályzat szerinti elektronikus formában megőrzendő - JÜB válaszirat védelmét is a jogosulatlan hozzáféréstől, továbbítástól, megváltoztatástól, megsemmisítéstől.

Adatlekérdezések

A JÜB szabályzatban megjelölt adatlekérdezések megkönnyítésére az ELOügyvédből közvetlenül elérhetők az ügyvédek által gyakorta használt weboldalak (pl. a Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közreműködő Szolgálat honlapja).

Ügyvédi nyilvántartások elektronikus vezetése és az elektronikus nyilvántartások nyomtatása

Ügyfelek nyilvántartása

A jogügyletben résztvevő feleknek a JÜB szabályzat 2. sz. mellékletében megjelölt adatai az ügyfél-adatlapokon találhatók. A természetes személy és a jogi személy ügyfeleket külön adatlapokon vehetjük fel. Az ügyfelek kereséssel listázhatók, az ügyfél-listák nyomtathatók. A rendszer valamennyi adatlapján, így az ügyfél adatlapon felvett adatok is listázhatók Excel táblázatban (metaadatok listája).

Ügyek és JÜB ügyek nyilvántartása

A rendszer Excel táblázatot készít az ügyvédi irattárban kiválasztott

• iktatott ügy valamennyi iratáról,
• adott év valamennyi iktatott ügyéről és azok iratairól,
• adott év valamennyi JÜB ügyéről és az azokhoz tartozó, a megkeresésre kapott JÜB válasziratokról.

A táblázatok az ügyek számának növekedésével folyamatosan bővülnek. Az aktuális táblázat, mely a készítés időpontját is feltünteti, kinyomtatva papír alapon is, az ügyektől elkülönítve őrizhető.

Hitelesített aláírások nyilvántartása: Az ügyvéd által hitelesített aláírás-minták kulcsszavas kereséssel listázhatók, a listák nyomtathatók.

Okirat-átalakításokról nyilvántartás: A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolat készítése során, az elektronikus másolathoz külön adatlapon rögzíthetjük a JÜB szabályzatban előírt adatokat. A rendszer nyomtatható excel táblázatot készít azokról az elektronikus másolatnak minősülő iratokról, melyek esetében az elektronikus másolathoz rendelt metaadatok kitöltésre kerültek az irat iktatása során.

Bejelentésekről nyilvántartás: Az ügyvéd által a rendőrkapitányságnak tett bejelentések kulcsszavas kereséssel listázhatók, a listák nyomtathatók.

A székhely-szolgáltatásról szóló 1/2007. (XI.19.) Magyar Ügyvédi Kamarai szabályzat iratjegyzék és ingóságra vonatkozó jegyzék vezetését írja elő azokról az iratokról és ingóságokról, melyeket az ügyvéd a székhely-szolgáltatás alapján magánál tart.

Székhely-szolgáltatás mappa: Az ügyvéd biztosítani tudja a cég székhely-szolgáltatással kapcsolatos üzleti és hivatalos iratainak elkülönített kezelését valamint az iratokról és ingóságokról felvett jegyzék elkülönített vezetését a cég más irataitól, az egyéb megbízók irataitól és az ügyvéd saját irataitól, külön erre a célra létrehozott mappában.

A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2007. évi CXXXVI. törvényben meghatározott kötelezettségek körébe tartozó feladatok teljesítésére a Magyar Ügyvédi Kamara az egyéni ügyvédek és egyszemélyes ügyvédi irodák részére Egységes Szabályzatot, a többszemélyes ügyvédi irodák részére Mintaszabályzatot készített.

A szabályzatok formanyomtatványai
A szabályzatok valamennyi melléklete szerkeszthető, másolható, nyomtatható formában található meg az ELOügyvéd irattárának „Iratminták” mappájában, iratmintaként.

Az ügyfél és az ügylet azonosítása
Az ügyfél-azonosítás során a szabályzatok által előírt, az ügyfelekre vonatkozó adatokat az ügyfél-adatlapok tartalmazzák. Az ügylet azonosításához a szabályzatokban kötelezően előírt adatokat az ügy-adatlapon rögzíthetjük.

Az adatváltozások rögzítése és az adatok megőrzése
Az ügyfél-adatlap kitöltése esetén, az ügyfél-azonosítás során megadott adatokban bekövetkezett változások nyomon követhetők. Az ügyfél-adatlap verziótörténetében az ELOügyvéd rendszerben adatot módosító személy neve, az adatmódosítás időpontja, az adat módosítás előtti és aktuális tartalma olvasható. Az ELOügyvéd szoftver biztosítja azt, hogy az ügyvédi iroda elektronikusan őrzött adataihoz jogosulatlan személy ne férjen hozzá, azokat ne tudja továbbítani, módosítani, megsemmisíteni.